Privacybeleid

Coach Jan Company CommV, Elisabeth Desoleilstraat 12, 2800 Mechelen, ondernemingsnummer 0846.076.362, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

Dit beleid legt uit welke gegevens Coach Jan verwerkt wanneer je de websites coachjan.be of sterkernadeval.be gebruikt, een test invult, een nieuwsbrief of download aanvraagt, een product koopt, een afspraak maakt, coaching of psychotherapie volgt, deelneemt aan een opleiding of professioneel met Coach Jan samenwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met Coach Jan kunnen we naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, facturatie- en ondernemingsgegevens, betalings- en aankoopgegevens, afspraakgegevens, correspondentie, antwoorden op tests en gegevens over gevolgde cursussen of downloads verwerken.

Bij coaching of psychotherapie kunnen ook gegevens worden verwerkt over je persoonlijke situatie, werkcontext, relaties of gezondheid. Dat zijn soms bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming krijgen onder de AVG.

Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's en beveiligingslogs, afhankelijk van de gebruikte hosting- en analysetools.

Waarom verwerken we gegevens en op welke basis?

Zelftests, profielen en downloads

Wanneer je een zelftest invult, verwerkt Coach Jan je antwoorden om je resultaat of profiel te berekenen en te tonen. Tijdens de test kan je ervoor kiezen een e-mailadres op te geven. Dat is niet verplicht om je resultaat op het scherm te bekijken. Wanneer je op dat moment een e-mailadres opgeeft, wordt in Simplero, het systeem waarmee Coach Jan contacten en mails beheert, een contactprofiel aangemaakt waaraan de gegevens die nodig zijn voor de test en de verdere opvolging kunnen worden gekoppeld.

Na het tonen van je resultaat kan je opnieuw zelf kiezen of je je resultaat, extra uitleg, een groeikaart of andere opvolgmails per e-mail wilt ontvangen. Kies je daarvoor en bestaat er nog geen contactprofiel, dan wordt een Simplero-contact aangemaakt. Laat je alleen je e-mailadres achter zodat de test werkt of bewaard blijft, dan geef je daarmee niet automatisch toestemming voor een algemene nieuwsbrief of voor onbeperkte marketing. Wanneer een e-mailreeks of commerciële opvolging deel uitmaakt van je keuze, wordt dat bij het formulier duidelijk vermeld.

Testresultaten zijn bedoeld voor zelfreflectie en ontwikkeling en vormen geen medische of psychologische diagnose. Coach Jan gebruikt testantwoorden niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Coaching en psychotherapie

Voor individuele begeleiding verwerken we alleen gegevens die relevant zijn voor de begeleiding, administratie en eventuele wettelijke verplichtingen. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grond bestaat onder artikel 9 AVG.

Informatie uit individuele gesprekken wordt vertrouwelijk behandeld. Wanneer een werkgever of andere organisatie een traject betaalt, krijgt die opdrachtgever niet automatisch toegang tot de inhoud van gesprekken. Eventuele terugkoppeling gebeurt binnen vooraf afgesproken grenzen en met respect voor de rechten van de betrokkene.

Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer je je inschrijft voor Coach Jan Magazine of een aanbod waarvoor e-mailopvolging is voorzien, gebruiken we je contactgegevens voor die communicatie. Je kunt je op elk moment uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail of door contact op te nemen.

Een uitschrijving uit marketingcommunicatie betekent niet noodzakelijk dat alle gegevens worden verwijderd: gegevens die nodig zijn voor een lopende overeenkomst, facturatie, wettelijke bewaarplichten of om je uitschrijving te respecteren kunnen behouden blijven.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Coach Jan deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de werking, betaling, administratie of dienstverlening. Afhankelijk van wat je gebruikt, kunnen gegevens worden verwerkt door onder meer:

• Simplero, voor contacten, formulieren, e-mailcommunicatie, testopvolging, online content en klantenadministratie;
• Calendly, voor het plannen van afspraken;
• Mollie en Stripe, voor de verwerking van online betalingen;
• Billit, voor facturatie en administratieve verwerking;
• Spotify, wanneer je podcasts of andere Spotify-content gebruikt of wanneer Spotify-content op de website is ingebed;
• de hosting- en technische leveranciers van coachjan.be en sterkernadeval.be, de boekhouder en professionele adviseurs voor zover hun tussenkomst dit vereist.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die voor hun rol nodig zijn. Sommige partijen treden op als verwerker van Coach Jan; andere bepalen voor (een deel van) hun dienstverlening zelf het doel en de middelen van de verwerking en zijn daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. In dat laatste geval geldt ook hun eigen privacybeleid.

Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer Coach Jan daartoe wettelijk verplicht is. Coach Jan verkoopt persoonsgegevens niet.

Worden gegevens buiten de EER verwerkt?

Sommige technologie- of platformleveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval maakt Coach Jan gebruik van de toepasselijke wettelijke waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, voor zover vereist.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Coach Jan bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, de aard van de dienstverlening en de noodzaak om rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen.

• contact- en prospectgegevens: zolang redelijk relevant voor de vraag of opvolging;
• nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft, met behoud van minimale informatie die nodig kan zijn om die uitschrijving te respecteren;
• klant-, contract- en facturatiegegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke en fiscale bewaartermijnen;
• coaching- en therapiegegevens: volgens de bewaartermijn die op de concrete professionele context en eventuele wettelijke dossierplicht van toepassing is;
• testgegevens: zolang ze nodig zijn om de testdienst en eventueel door jou gevraagde opvolging te leveren, tenzij een langere bewaring rechtmatig en duidelijk meegedeeld is;
• activiteitsberichten: hoogstens dertig dagen.

Cookies, formulieren en analytics

Op coachjan.be en sterkernadeval.be staat geen Google Analytics, geen Google Tag Manager, geen advertentiepixel en geen andere dienst die het gedrag van bezoekers volgt. De lettertypes worden vanaf onze eigen server geladen en niet bij Google opgehaald. Er worden geen bezoekersprofielen opgebouwd en er worden geen gegevens gedeeld met adverteerders.

Wat wel op je toestel wordt bewaard, is opslag die de website nodig heeft om te doen wat je vraagt: een cookie en wat lokale opslag om je te herkennen als je terugkomt, en tijdelijke opslag tijdens een test. Welke dat precies zijn, waarvoor ze dienen en hoe lang ze blijven staan, staat op de pagina Cookies en browseropslag.

De agenda van Calendly op de afspraakpagina's plaatst zelf cookies. Omdat ze traag opstart, laadt ze op die vier pagina's onzichtbaar op de achtergrond zodra je de pagina opent, zodat ze meteen klaarstaat als je op de knop klikt. Andere externe inhoud die cookies plaatst, laadt pas na je klik.

Om te weten of de tests en formulieren werken, telt de website op de eigen server een klein aantal momenten: dat een testpagina bekeken werd, dat iemand begon, afrondde, zijn uitslag zag, zijn e-mailadres gaf of op een knop klikte, en dat een formulier verstuurd werd. Daarbij bewaar ik alleen om welke test, welk formulier of welke klik het ging, de stap, de datum, een eventueel campagnelabel uit de link en, bij een klik in het keuzeblok, de naam van de pagina en de knop. Er wordt geen IP-adres, geen browser- of toestelgegeven, geen e-mailadres, geen verwijzing naar een contactprofiel en geen testresultaat bij die tellingen bewaard, en er is geen sleutel die bezoekers over bezoeken heen herkent. De cijfers gaan niet naar Google of een andere externe dienst, worden niet gedeeld en worden niet gebruikt om profielen van bezoekers op te bouwen. De losse tellingen worden na negentig dagen samengevat tot maandcijfers en daarna gewist. Meer uitleg staat op de pagina Cookies en browseropslag.

Daarnaast houdt de website dagtotalen bij, zonder enige sleutel: hoe vaak een pagina bekeken werd, hoeveel bezoekers op welke pagina binnenkwamen en langs welke weg (een campagnelabel uit de link, of alleen de domeinnaam van de vorige website, nooit het volledige adres of een zoekopdracht), hoe vaak er doorgeklikt werd naar een volgende stap, of een inschrijfformulier in beeld kwam of niet doorging, welke adressen op een foutpagina uitkwamen, hoeveel afspraken via de agenda geboekt werden en, zoals Simplero het meldt, hoeveel keer een product gekocht werd, zonder bedrag of koper. Die totalen horen bij geen enkel bezoek. De agenda op de afspraakpagina's komt van Calendly en laadt op de achtergrond zodra je zo'n pagina opent; wat je daar invult, gaat naar Calendly.

Op enkele pagina's toont de website soms een kort bericht over recente, echte activiteit, zoals een aankoop, een aangevraagd gratis boekje of een afgeronde test. Daarvoor worden op de eigen server alleen het product en het tijdstip van een bevestigde aankoop (zoals Simplero die meldt), het aantal aanvragen per boekje per dag en het aantal afgeronde tests per profiel per dag bewaard. Er wordt geen naam, e-mailadres, IP-adres, testantwoord of verwijzing naar een contactprofiel bij bewaard, er wordt nooit een naam bij getoond, en een profiel wordt alleen als groep getoond vanaf een minimumaantal. Deze gegevens worden na dertig dagen verwijderd.

Op sterkernadeval.be loopt een test of een bestelling over meerdere pagina's. Daar helpt een tijdelijke anonieme sessiesleutel in de sessieopslag van de browser om de stappen binnen één bezoek samen te tellen; die sleutel verdwijnt wanneer je het tabblad sluit en wordt op de server alleen als afgeleide code bewaard. Daar worden ook klikken naar het boek, een boekhandel of de kassa geteld, en de naam van de website waar je vandaan kwam, zonder het volledige adres. Er wordt geen IP-adres, naam, e-mailadres, toestelprofiel, advertentie-ID of testuitslag bij bewaard. Wie de test afmaakt, telt mee in een losse telling per stijl die niet aan een bezoek gekoppeld is. Ruwe meetgegevens worden na maximaal negentig dagen verwijderd.

De concrete tools op coachjan.be en sterkernadeval.be kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Komt er iets bij waarvoor toestemming vereist is, dan wordt die vooraf gevraagd. Dit beleid en de cookiepagina worden aangepast wanneer een wijziging relevant is voor de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Welke rechten heb je?

Je hebt, binnen de voorwaarden van de AVG, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Je kan een verzoek sturen naar info@coachjan.be. Coach Jan kan om bijkomende informatie vragen wanneer dat nodig is om je identiteit te controleren.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be ↗ (opent in een nieuw tabblad).

Hoe beveiligen we gegevens?

Coach Jan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Toegang wordt beperkt tot personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun taak.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Deel gevoelige informatie daarom bij voorkeur via het kanaal dat voor de begeleiding of dienst is afgesproken.

Contact en wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte tools of wetgeving veranderen. De meest recente versie wordt op coachjan.be gepubliceerd.